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利康医药进销存管理系统操作手册
发布者: 发布时间:2016-10-14 阅读:501


文档标识: 利康医药进销存管理系统使用手册
文档版本: V2017系列
开发单位: 湖南长沙拓思软件
官方网站: www.topthinksoft.com
 
 
前   言
尊敬的用户:
非常感谢您选用利康医药进销存管理系统,它能助您成功地做好每一天的药品进、销、存管理,是您管理药店以及医药公司的得力助手。利康医药进销存管理系统是一款智能化的“傻瓜”型软件,本软件具有十二大优点:
1、支持扫描枪、药品编号、药品简码的操作,使药品入库、销售及库存管理工作极为容易;
2、对不同的员工授予不同的操作权限,管理极为轻松;
3、随时随地可以由用户根据需要进行截帐处理或者数据备份;
4、随时知悉销售的每一个药品的当前库存数,随时盘点;
5、会员消费、打折销售轻松操作,极尽智能化,促销信息,会员生日,温馨提示实时短信通知会员,凝聚会员的忠诚度;
6、支持拆零销售,无需劳神费脑;
7、销售分析随时知悉盈利情况,只需轻轻一击,操作极为简单;
8、无论商家、顾客,均支持药品退药处理,轻轻松松;
9、药品养护轻轻松松,只需输入天数刷新即可搞定;
10、药品有效期到期早知道,只需指定即将到期的天数刷新一下即可查询所有品种;
11、GSP管理删繁就简,电脑轻松搞定,无需手工抄录;
12、用户使用正式版后获得终身使用并免费升级的后续服务。
 
快速上手指南:
特别说明:本软件支持条形码扫描枪操作,也支持由用户直接对药品编号的操作,或由本软件自动生成的药品简码的操作。
 
用户只需遵循下列步骤即可快速进入本软件的操作:
 
第一步:登录。首次运行本软件,在登录窗口以“超级用户”的身份,输入“8888”密码,回车键即可登录本软件;
第二步:数据初始化。在本软件的主窗口下,点击“系统维护à数据初始化”,在新窗口下选择初始化项目,点击“开始”即可完成数据初始化工作。强烈建议用户不要选择“药品相关数据”操作数据初始化,随本软件的“药品字典”近10000多个品种,均属于公共信息,本数据量越大,越方便用户直接从事药品入库和药品零售工作。
第三步:设置用户管理,对员工进行授权管理操作。点击“用户管理”,在弹出的窗口中点击“新增”,在新弹出的窗口中按各项目内容输入后点击“确定”即可返回“用户管理”窗口,选中员工的姓名,在授权内容中选择相应的项目,点击“授权”即可对员工的操作权限完成授权工作,依本步骤即可完成所有员工的操作权限。
第四步:登录基本信息。在本软件的主窗口下,点击“基本信息”,点击 “供应商”、“生产厂家”、“病人资料”、“医生资料”、“处方单”、“债务记录”的各菜单,并在相应的项目内容输入相应的资料即可完成基本信息的录入。在此需重点说明一下,基本信息如无需要,可不填,但药店如发有会员卡(或消费优惠卡)必须在会员资料中登录相应的内容;“债务记录”资料特别适用于药品赊销记录。
第五步:录入药品基本信息。在本软件的主窗口下,点击“药品字典维护”。所有的药品入库,都必须先登录内容入“药品字典维护”后才可入库,否则药品入库工作无法进行。字典信息由于进货渠道的问题,具有地域性,用户可以直接和我们客服人员联系取得本地字典数据,尽量减少前期繁琐的录入工作。
第六步:药品入库操作。在本软件的主窗口下,点击“药品入库”进行药品入库操作。建议用户对药品入库单下的每一项内容全部完整录入,以方便日后的各项管理。
第七步:药品销售操作。在本软件的主窗口下,点击“药品零售”进行药品销售操作。本操作支持会员消费、打折销售、拆零销售操作,在销售药品的同时立即知悉本药品的现在库存数量和销售价格,方便用户即时盘点所销售的药品。这是本软件特色功能之一。
第八步:软件后台管理。在本软件的主窗口下,可以点击各菜单进行相应的各项操作,包括销售统计、单据查询、会员消费、库存盘点、药品养护、存货浏览、过期查询、GSP管理等等。本操作也是本软件特色之一。
 

更详细的操作请使用本软件之[系统帮助]

系统简介

1.1系统介绍

利康医药进销存管理系统根据零售药店以及医药公司的实际运营情况并结合国家药品质量管理规范设计开发,特别适合中小零售型药店、医药公司及医院药房使用,加强药品进销存的规范化管理。系统真正体现了投资少,见效快,实用性强的特点。

1.2安装

运行安装文件夹里的lkyd.exe,开始安装利康医药进销存管理系统软件,

图一

图2
点击【下一步】继续安装。

图3
点击【下一步】继续安装。
 

图4
选择安装目录,软件默认安装是D盘,此处强烈建议客户不要安装在C盘(因为C盘是系统盘,容易受系统崩溃影响造成数据无法恢复),建议改变安装路径,点击【下一步】继续安装。

图5
输入软件文件夹名称,点击【下一步】继续安装。

图6
安装程序自动完成文件拷贝工作。

图7
 

图8
点击【完成】完成安装。
 
 

1.3 卸载

如果确定要卸载利康医药进销存系统,请确定数据库是否已经备份,否则卸载可能造成数据永久丢失。所以没有特殊原因不要私自进行卸载操作。
 
卸载本程序有有两种方法::一是利用本程序安装时提供的卸载程序,直接点击“卸载利康医药进销存系统”即可;二是打开【控制面板】点击【添加/删除程序】,然后在打开的【添加/删除程序】窗口中选中“利康医药进销存系统”,点击,将其卸载即可。

图9
 
 

1.4 使用前的一些设置工作

如果你的系统是Win9x或WinMe,那么请在使用前做如下设置,否则跳过这一节:
1.打开控制面板,将区域设置中的日期栏中的短日期样式改为“yyyy-mm-dd”。
 

如果是XP系统,请进入控制面板—》日期、时间、语言、和区域设置---》区域和语言选项

图9
点击自定义按钮,时间格式设置如下:

图10
日期格式设置如下图:

图11
如果设置不是上图所示,将造成软件查询报错!请务必注意。
2.请将ODBC升级。安装目录下找到odbc文件夹运行odbc.exe文件将ODBC升级。
3.系统初始化:系统交给用户使用时,为方便用户试用,都会或多或少存在一些测试数据。
如果用户正式开始使用时确定这些数据对自己没有多大意义,决定重新按自己药店实际情况重新录入数据时可对数据进行初始化处理。
点击系统菜单【系统维护】――》数据初始化。通过复选框选择要清空的数据库。特别提醒注意:进行此项操作需慎重,因为该操作是不可逆的。必要时请先备份数据再进行该操作。

图11
4点击系统菜单【系统维护】――》系统参数设置

图13
特别设置:
1、如果小票打印需要打带批号的小票,小票样式里面请选小票4(带批号厂家效期)
2、请注意小票机机的端口,一般是lpt1的端口,如果端口设置不对,可能无法打印。如果是usb口小票机,不用1,2步设置,直接销售界面选普通打印机,单据报表规格选58mm的小票格式。
3、如果需要小票出纸是多份,请设置打印份数
4、选择背景图片,可以设置软件主界面的背景图片,可以换成自己喜欢的图标,包括店面照片或者促销信息等
5、隐藏部分药品功能,在字典里面设置隐藏后,库存和字典是看不到这个品种的,包括药监局的上传功能也不会上传这个品种
6、语音报价,这个功能设置后前台收银时会自动报价,提醒客户收款金额
7、普通打印机设置,如果设置直接打印将不会通过预览界面直接出纸
8、默认输入法设置,选择自己熟悉的输入法,在软件很多需要录入数据界面将自动定位默认输入法,无需手工切换
9、选择默认备份路径,设定后软件退出时自动将备份数据备份到你设置的路径
10、前台黑底白字界面,设定后前台黑底白字显示,因为有些店面阳光或者灯光很强烈,造成显示器看不清楚,无法收银,设置成黑底白字可以很好解决这个问题。
 
5USB接口的小票打印机如何开钱箱
是LPT接口不需要装打印机驱动,装上拓思软件即可打印,如果安装了驱动,请删除驱动。
 
其它接口的要安装小票机自带的打印驱动(如USB口、COM口、主板并口转USB都要装驱动)
第一步:安装驱动程序
第二步:设置开钱箱
第三步:测试开钱箱
 
第一步:安装驱动程序
打印自带的光盘,安装光盘中的驱动程序
不同的厂商,驱动程序可能不同。
安装好驱动后,打印测试页。
测试页正常再进行第二步,如果测试页打印不出来,请联系打印机厂商。

图14

图15
 

图16

图17
 

图18
纸张选择一个最大最长的格式。这里选择58mm x 3276mm格式!

图19
如果测试页打不出来,说明硬件有问题。请联系硬件提供商。
 




 

图20

图21

图22
第一个的意思:没有接钱箱
第二个的意思:打印前开钱箱
第三个的意思:打印后开钱箱
 
 
 
 
测试USB开钱箱的方法
不需要打开拓思软件,而是打开记事本,录入任何内容 123456,点菜单中的文件,打印。
 

图23

图24

图25

图26
打印123456出来后,钱箱就应该打开了,如果没有开,请检查钱箱的线是否接好。
 
6点击系统菜单【系统维护】――》报表管理
该功能提供报表自定义的设计功能,由于报表设计相对比较有技术含量,请参考我们提供的指导录像。

图27
报表设计界面如下图,零售自定义报表设计界面

图28
价格标签1的设计界面如下图

图29
客户可以自己对报表做相应调整,设计出符合自己要求的报表出来。

1.5系统主界面

       系统启动之后界面如图1所示。

图30 系统主界面
 

1. 基本操作

2.1登录及密码修改

     登录初始用户名为:超级用户  密码:8888
超级用户可实现所有的操作功能。
普通的操作员又细分为:药品零售,销售统计,药品入库,药品管理,系统维护等功能权限。
超级用户可以任意配置普通操作员的功能权限(如营业员、入库员、普通用户等)。

2.1.1系统登录


图31用户登陆
请校对当前时间是否正确,如不正确,请点击“校正系统时间”进行修正。
请在“用户姓名”的下拉箭头选择用户姓名,并输入相应的用户密码,按登录按钮,如果校验成功则登录成功,在主界面状态栏第二栏显示当前用户信息,否则弹出错误对话框。 提示:为了系统的安全性,用户在正式使用本软件后,请重新设置管理员的密码。其他普通用户进入系统后也可以自己更改自己的密码。

2.1.2修改密码

进入系统菜单【系统维护】,点击“修改密码”

图32修改密码
输入当前用户的旧密码和新密码及确认密码后,按确定按钮,如果成功则会有相应的提示信息。
 

2.1.3退出(更换用户)

点击系统菜单【退出】,点击“更换用户”进行交接班操作。

2.1.4退出

退出系统,关闭管理系统程序。刚开始使用本软件时,由于初期可能会有大量数据要建立,同时软件操作的熟练度可能不够,建议多采用备份退出方式,这样可以确保每天的工作万无一失。

图33
备份退出方式:退出后软件在安装路径的backmdb文件夹中以当日日期产生一个备份文件夹,并将数据备份在里面,以便必要时恢复数据,确保数据安全。
直接退出方式:不备份数据直接退出系统。
取消返回方式:不退出软件重新回到操作界面。

2.2零售业务

2.2.1药品零售

如果您是第一次使用本软件,请在药品零售前进行药品字典录入,然后对药品做入库操作,入库完毕有库存才可进行药品销售。详细内容请参看药品字典维护及药品入库的介绍章节。药品零售的界面如下:
 

图34药品零售
 
下面是完成一个药品销售的标准操作过程:
我们以药品编号为1011,药品名为椰岛鹿龟酒(单瓶)为例做销售示例。
你可根据药品编号、药品简码或条形码取得要销售的药品。。
在输入框输入药品编号10051,回车

图35
在输入框用条码扫描枪扫入条码:

图36
由于编码和条码都具有唯一性的特点,可以一次定位你需要的药品,快速进入销售流程,无需查找操作。如果没有找到你需要的品种,系统会以模糊查找方式弹出选择框让你选择你需要的销售品种。我们以药品简码查找为例,查找椰岛鹿龟酒(单瓶)。
在输入框输入字母Y,回车
 

图37
由于简码里面带Y的不是一个品种,会弹出多个品种的选择框让客户选,如下图所示:

图38
你也可点击按钮,通过查找选择椰岛鹿龟酒(单瓶)

图39
如要选择其它药品,如肠康片,可在药品自动筛选定位框中输入关键词“肠康”或“肠”或简码“ckp”均可查到所有有库存的肠康片。

    图40
    取得药品信息后,输入购买数量,回车确认。

图41
系统自动取得药品信息下到列表框并计算出金额。

图42
依次类推,可根据顾客需求购买单个或多个品种。

图43
   如果需要不需要的品种,可以先鼠标选中它,按Del键将其删除。
药品入单后系统自动统计顾客所购药品品种及总销售金额(在列表栏底部显示)

图44
按空格键付款,弹出付款窗口

图45
 
输入实收金额,按回车键系统自动结算找零金额。

图46
回车确认成收款操作,再回车完成零售业务并打印零售清单。打印前你可选择打印方式
图47。如果需要打小票,你可以选择你最适合的小票样式,如下图所示:

图48
该报表根据药监局要求带有厂家,批号,规格等药品重要信息。
以上是一个零售业务的标准销售流程。
 

2.2.2药品打折销售

先按药品零售操作流程将需要打折的药品做入单处理。(如图2.2.2-1)

图49
(图 2.2.2-1)
1、在入单表格选中要打折的药品氨咖黄敏胶囊,按打折功能键F12。
2、在弹出的药品折扣输入框中输入折后价或扣率得出折后价。如折后价低于历次进价的均价系统会做亏损提示(图2.2.2-2)。

图50
     3、如我们输入折后价为金额90元或扣率为92,确认后打折结果为图2.2.2-3显示。

图51
     4、折扣操作完成,按零售操作做结款处理。

2.2.3会员销售

      通常药店都会有自己的会员,一般不同的会员药店会根据实际情况定不同的打折标准。会员资料在基本信息里进行维护,详细请参看基本信息维护章节。
      我们以会员卡号为800100的客户为例,做会员销售示例:
1、  按零售操作先将顾客购药做入单处理(图2.2.3-1)。

图52
2、  按功能键F10,在会员优惠窗口输入会员编号001,得到会员折扣扣率对整单做打折处理。(图2.2.3-2)

图53
3、  如(图2.2.3-3)所示。整单按会员优惠折扣被打折处理,如药品已打折折扣低于会员折扣按当前扣率打折,如高于会员折扣,按会员扣率打折。会员操作完成,按零售操作做结款处理。

图54
 

2.2.4药品拆零销售

      药品拆零销售是药品的一种特殊销售方式,即某一整体的药品拆散销售给客户。
我们以药品编号为10002,药品名为安胎丸(安阳)为例做拆零销售示例。
1、  按零售操作先将顾客购药做入单处理(图2.2.4-1)。

图55
2、  在购买数量输入框按功能键F11,在弹出的拆零窗口中输入购买数量为1个单位,药品规格为10个单位,回车确认得出拆零结果为0.1个单位。然后回车确认做入单处理。(图2.2.4-2)

图56
3、拆零操作完成,按零售操作做结款处理。
 
 
 

2.2.5药品处方销售

      如果顾客购买的是处方药,按药品处方销售处理。进入菜单【药品销售】―》【凭处方销售】,打开处方销售功能。其操作方法和零售操作一样,包括拆零、打折、会员消费等功能都是一样。唯一不同的是处方销售必须输入顾客及处方药的一些基本信息。(图2.2.5-1)

                                                                 图57               
结款前,请按按钮,登记该处方的一些基本信息,如下图所示。

图58

2.2.4药品批发销售

     该功能适合医药公司展开批发业务以及某些药店还兼营批发业务,本功能就是帮助医药公司以及药店实现批发功能。批发与零售的区别在于销售价格。销售时按批发价给批发商,已经其它操作与零售基本相似。(图2.2.4-1)

图59

2.2.5销售统计

【本操作用途】
 
    对销售情况可按人员、批零或药品种类进行分类统计打印等。 
 
【具体操作步骤】
 
首先在输入统计日期文本框中输入要统计的日期,如果要统计当天,选择查询当日查询统计选择框可以以不输入统计日期,完成后点击查询统计按钮即可,统计结果可以打印,查看等。(图2.3.1-1)
按人员分类统计:可以查询到员工的销售额及销售利润,直接和员工效益挂钩。
按批零分类统计:可以查询到批发、零售、处方销售的销售额及销售利润。
按药品分类销售:可以查询到具体某种药品的销售额及销售利润。

图60
 

2.2.6单据查询

【本操作用途】
 
    对操作单据分类统计查询打印等。 
 
【具体操作步骤】
 
首先在输入统计日期文本框中输入要统计的日期,如果要统计当天,选择查询当日查询统计选择框可以以不输入统计日期,完成后点击查询统计按钮即可,统计结果可以打印,查看等。(图2.3.2-1)
按零售统计:查询零售单据。
按批发统计:查询批发单据。
按处方统计:查询处方单据。
按退药统计:查询退药单据。
按入库统计:查询入库单据。
按顾客退药统计:查询顾客退药单据。

图61
 

2.2.7会员单据查询

【本操作用途】
 
    查询会员的消费记录。。 
 
【具体操作步骤】
 
首先在输入统计日期文本框中输入要统计的日期,如果要统计当天,选择查询当日查询统计选择框可以以不输入统计日期,输入会员编号查询指定会员或选择全体会员查询所有会员完成后点击查询统计按钮即可,统计结果可以打印,查看等。如图2.3.3-1为查询全体会员的消费记录。

图62

2.3  库存管理

 
 

2.3.1  药品字典维护


图63
在这里,用户可以维护药品字典的基本信息。在药品自动筛选定位框中输入药品的拼音简码、名称或条形码,即可显示对应药品的基本信息。如果已经存在则无需添加,否则按【添加】按钮填写相应的信息。如果药品信息要修改,如药品调价这类的,按【修改】按钮修改药品信息。有很多药品名称规格等近似,录入时只要选择近似的药品,按【复制】按钮,稍作修改保存即可。如果该药不需要了,按【删除】按钮删除即可,注意:如果删除,与该药关联的入库,销售,库存等相关记录随之永久删除,所以一定要确定不要这个品种后再做删除操作。
   如果需要打印出价格标签,可以点击打印商品标签按钮,报表预览如下图所示:

图64

2.3.2药品入库

该功能实现对购进药品实行入库操作,药品入库只有在药品字典有相关药品信息的情况下才能进行药品入库操作。
我们以药品编号为000051,药品名为三七胶囊为例做入库示例。
你可根据药品编号、药品简码或条形码从药品字典中取得要入库的药品信息。在蓝色药品提示信息里依次为药品编号、药品名称、药品零售价、药品库存、单位、规格等信息。
然后填写相关信息,如批号、柜组、购进日期、有效期、购进单价以及入库数量等信息然后回车确认做入单处理。(图2.5-1)

图65
通过查询药品功能取得药品信息后,依次根据需要录入供应商,生产批号,有效期,购进单价,入库数量后回车确认或者点按钮做入单处理。
图66
依次类推,你可入库单个或多个品种(图2.5-2)

图67
点入库按钮做入库处理,显示入库单据(图2.5-3)

图68
 
 

2.3.3  药品出库

当某些药品由于某种原因需要出库,如退供货商、药品调拨、库存报损等,使用该功能。
我们以药品编号为000051,药品名为三七胶囊为例做退药示例。
根据药品编号、药品简码或条形码从药品库存中取得要出库的药品信息,选择出库类型 ,如退供货商。然后填写出库数量然后回车确认做出库处理。(图2.6-1)

图69
确认后点【出库】按钮,出库成功,显示出库单据(图2.6-2)

图70
 

2.3.4  药品退药(顾客)

当顾客因为某种原因需要退药,使用该功能。
我们以药品编号为000051,药品名为三七胶囊为例做退药示例。
根据小票单据号、药品编号、药品名称从销售记录中取得要退药的药品信息。然后填写退药数量然后回车确认做退药处理。(图2.6-1)

图71

2.3.5  库存盘点

    当软件显示库存与药店实际库存有出入时可以做盘点处理。将软件中得实际库存修改为正确库存。

图72

2.3.6  药品养护  

     药品养护指对入库时间超过设定时间(如30天)的药进行药品养护。如(图2.3.6-1)。
我们对编号为10010,药品名为北京白凤丸进行药品维护。输入维护人张三,外观情况:差,
处理结果为退货。

图73

2.3.7  库存限量(无批号)

库存限量是指查询那些库存超出药店自己设定的最高及最低限量的药。如某种药最高限量设定为100个单位,库存为120个单位,查询时点大于最高限量可以查出。这时药店应考虑停止进该药的货或退一部分货给厂家或供货商。如某种药最低限量设定为10个单位,库存为8个单位,查询时点小于最低限量可以查出。这时药店应考虑进该药的货补充库存。
(图2.3.7-1)显示低于库存限量的药有141种。注:库存限量在录入字典时设定,字典里面可以设定这个品种的库存上限和下限,根据该品种的实际销量做设定。

图74
 图示有141个品种低于字典设定的最低限量,可以加入采购计划,我们可以选定需要采购的品种,点图75按钮,选中的药品自动进入采购计划,生成采购计划表。如下图所示,共有4个品种进入了采购计划,用户可以点击采购计划表,进入编辑状态,录入采购数量,采购单价,预采购单位等信息,保存后生成采购计划。如果有品种没有到库存下限,但是也需要采购的品种,可以点图76按钮选择需要采购的品种进入采购计划。

图77

2.3.8  存货浏览

    该功能可以查到当前药品的库存信息以及入库记录。(图2.3.8-1)。如以药品编号000041,药品名称氯雷他定胶囊,可查到该药目前库存为26个单位,以及7次入库记录。

图78

2.3.9  有效期报警查询

该功能实现查询库存过期记录。如(图2.3.9-1)显示,查询60天内到期的药品,共有7个品种将在未来60天内到期。此时商家应采取相应措施在60天内将药品做相关处理,避免损失。

图79
    并可生成效期报警报表,如下图所示:

图80-

2.3.10 入库记录查询修改

该功能用于查询药品的入库详细记录并可以做适当修改。查询效果如(图2.3.10)

图81

2.4 药品字典维护

2.4.1 基本信息维护

基本信息包括供应商、生产厂家、病人资料、医生资料、处方单、债务记录、会员资料、批发客户、结款方式等信息。
 

图82

2.4.2  修改密码

进入系统菜单【系统维护】,点击“修改密码”

图83 修改密码
输入当前用户的旧密码和新密码及确认密码后,按确定按钮,如果成功则会有相应的提示信息。
 

2.4.3  用户管理

 对管理系统的使用用户的帐号进行管理,用户可根据用户意愿划分为超级用户、销售员,查询员,入库员,药品字典维护员等,超级用户可以对系统信息进行维护,销售员只能进行药品销售等的操作,查询员只能查询销售及入库记录,入库员只能进行入库工作。这些员工的权限分配由超级用户添加,用户在登录之后可以根据需要更改自己的密码。
 
点【新增】按钮增加用户(图2.4.3-1)

图84
点【删除】按钮删除指定用户。
通过点击单选框给员工设定权限后,点【授权】按钮确定。(图2.4.3-2)  

图85

2.4.4  药店基本信息

药店基本信息的填写将关系到用户打印报表出效果时的信息。请认真填写。

图86
药店基本信息比较重要,请认真填写,因为这些信息将在小票和相关单据上显示。

2.4.5数据备份


图87
由于药店销售的每一笔明细都是存储在数据库中的,及时地对历史数据进行备份是非常有必要的。系统提供功能强大的数据备份功能,用户可以将历史数据备份保留到用户指定的文件中去。
数据备份:点系统默认路径备份到系统指定路径,用户不能更改。如要更改备份路径请选择“自己选择路径”选项,点开始按钮备份。需要时通过数据恢复的功能来进行恢复使用。
(图2.4.5-1)
 
 
历史数据恢复:用户选择要恢复的数据表,点开始按钮恢复。注意:恢复数据将覆盖掉现有数据。这个操作是不可逆的,请用户慎重选择。(图2.4.5-2)
 

图88
客户也可以只恢复字典数据,并且可以从其他店导入字典信息,为避免编码重复,可以在编码前加特殊符合区别,如图所示勾选。

图89
数据优化功能:系统在长时间运行后,会产生一些垃圾记录,数据优化功能能清除这些垃圾文件(图2.4.5-3)

图90
更详细的指导说明请参看我们提供的带指导录像的光盘以及随时QQ或者致电咨询我们,谢谢!

 

 
 

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