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拓思会员管理系统操作手册
发布者: 发布时间:2016-10-13 阅读:234


文档标识: 拓思会员管理系统使用手册
文档版本: 2013.01系列
开发单位: 湖南长沙拓思软件
官方网站: www.topthinksoft.com
 
拓思会员管理系统是一套功能强大的会员管理软件(会员卡管理系统,客户管理系统),软件将会员消费,会员基本信息,以及各种查询统计等紧密结合起来,操作简单方便,界面美观大方,能满足如销售,餐饮,美容,服务等行业进行会员制管理,会员卡管理,会员积分管理,会员消费管理的需求,科学的管理方法会给您带来无限的效益,拓思会员管理软件(会员卡管理软件)是您明智的选择。
 
为什么要使用会员管理软件?
吸引一个新客户所耗费的成本大约相当于保持一个现有客户的5倍。” - 摘自《营销管理》第9版 [美] 菲利普·考特勒
 
会员制客户管理模式,是商家为了维系与客户的长期交易关系,而发展出的一种较为成功的关系营销模式。会员卡是这种营销模式的载体。在具体实践中,会员卡根据客户管理模式和促销方式的不同,可分为折扣卡、记帐卡、储值卡等类型。其中,以储值卡和折扣卡最为商家喜爱,因为它所代表的关系链最牢固,能为商家锁定大量的老顾客。
 
但在具体操作过程中,由于需要处理大量的客户信息、交易信息和资金流动,人工操作费时费力,差错频繁。为了加快信息处理速度,缩短交易的认证时间和避免差错,计算机信息处理技术的应用势在必行。拓思会员管理系统就是应这样的需求而开发的。
 
 
一、系统简介
  
1.1、功能特点   
会员消费:对会员消费情况进行录入,自动完成累计积分,消费打折。也可以增加会员消费商品的详细信息。
会员管理:管理会员的基本信息和对会员卡的操作如:会员卡续费,会员卡挂失等。
事件提醒:提供多种提醒功能,如每周提醒,每月提醒、一次性提醒、生日提醒等。
统计报表:强大的统计查询功能,每天的收款情况,客流量都可以清楚的统计出来,并支持打印。
会员卡设置:支持会员折扣卡和储值卡,可以根据自己的需要设置不同的优惠方式,灵活简单。
商品设置:一个通用的商品设置模块,可以用于不同行业的用户。
短信群发:自动给当天过生日的会员发送生日祝福短消息,过年过节给会员发送节日祝福短消息。给需要提醒的会员发送提醒短消息。
来电显示功能:如果您购买了我公司配套的来电显示器安装上,当用户来电时,软件会自动搜索会员数据库,把这个会员的资料显示出来。
其它设置:对管理员设置不同的权限,小票打印机设置。
 
1.2、系统要求
  
1、 计算机硬件在586等级以上
2、 软件要求操作系统为中文WIN98SE,WIN2000,WINXP
3、 装有microsoft数据库驱动程序
4、 屏幕分辨率800X600以上
 
1.3、硬件设备支持
 1、打印机
支持POS58,POS76等热敏小票打印机器,支持各型号针打和票据打印机(必须带硬字库)
2、钱箱
支持通过RJ45口连接小票打印机的钱箱
3、刷卡设备支持
无须驱动支持所有磁卡,条码卡的刷卡设备。
IC卡支持深圳明华澳汉公司生产的RD系列读写器(M&W) 型号:RD-EB 外置推拔式读些器(http://www.mwcard.com)
IC卡芯片推荐使用菲利普4442芯片
 
 
二、快速入门
系统主界面:

(图1)
   
2.1、系统设置: 在系统设置中可分为会员卡设置、商品设置、其它设置三个内容
2.1.1、会员卡设置
         会员卡可分为折扣卡和储值卡两种
折扣卡设置
主要是设置会员级别,打折率和该级别积分的区间(图2)。如果需要启用会员积分,则把启用会员积分选中,并输入每消费多少元积一分。这样会员折扣卡在消费的时候系统会自动为该会员积分,达到一定的积分会自动升级会员级别。
 改为积分区间
(图2)
 
 
储值卡设置
储值卡的优惠方式可以分为存款时优惠和消费金额转现金(如图3)。存款时优惠是会员在充值的时候所付的金额乘以优惠率。例如:卡号为00001的会员是储值卡,优惠方式是存款时优惠,优惠率是1.2,该会员充值时交了100元,那么该卡内的金额为100X1.2=120元。消费金额转现金可以根据自己的实际情况设置累计消费多少元,转换多少金额给会员。会员在消费时系统会自动累加会员的消费金额,累加金额达到指定的数目会返还指定的金额。

(图3)
 
 
2.1.2、商品设置

(图4)
 
商品类别设置:根据商品的属性分为不同的类别。点击“添加类别”按钮可以添加所需类别,点击“修改类别”按钮修改相应类别。 其中“服务类”为系统类别是不能修改和删除的。
商品设置:主要设置商品所属的类别、商品编号、商品名称、预设单价、进货单价、商品数量、打折比率、是否促销商品。如果是促销商品会员就不享受打折。
兑换商品设置:兑换商品主要用于折扣卡。会员折扣卡可以根据卡内的积分来兑换商品,兑换完商品系统将自动减去兑换商品所需的分数。
 
2.1.3、其它设置
      
提醒设置:如果需要生日提醒,则选中启用生日提醒,并输入生日提醒几天提醒。如果启用会员卡余额不足提醒,在会员消费的时候卡内的余额如果少于提醒的金额,会给会员一个“请及时充值”的提醒(图5)。

(图5)
 
小票打印设置:主要设置是否打印小票,是否打开钱箱,打印小票内容,如果需要打印小票,在选择打印机中选择需要打印小票的打印机,输入小票的标题和脚注(图6)。

(图6)
 
管理员设置:初次使用时,系统默认的用户名是admin,密码为空,登录后自己修改密码,用户名是不能修改的,也不能删除,系统中最少要有一个用户就是admin。可以另外添加其它用户。

(图7)
 
2.2、会员消费

(图8)
增加消费:在“输入会员卡号名称”后边的文本框中输入卡号、姓名、姓名简拼(汉语拼音的第一个字母)、电话号码、联系地址任意一种都可以查询到满足条件的会员。查询到的会员会在窗口中显示出该会员的卡号、姓名、会员卡的类型、名称等信息。点击“增加消费”按钮或按快捷键F2为该会员增加消费信息(如图9)。
增加会员消费操作可分为四步:
第一步:窗口打开时光标停留在“此次数消费金额共计”后,输入此次消费的金额(如果不选择消费商品,可以直接输入消费金额后结款)。
第二步:可以在“请输入商品编码或名称”后的文本框中输入要添加商品的编码或名称。也可以点击“浏览”按钮来添加商品。
第三步:点击“收费确定”按钮或快捷键F5来确定此次消费,如果取消操作点击“关闭返回”或快捷键F4。如果是储值卡消费,卡内余额是不能低于储值卡底金。
增加消费操作完成后,在会员消费窗口(图8)的会员消费详细列表中看到刚增加消费信息,选中刚增加的消费信息,会看到右边的会员商品详细列表显示出这次消费的商品信息。
 

(图9)
 
修改消费:消费信息如果有错误,可以在会员消费详细列表框选中消费项目点击鼠标右键,选“修改消费”,具体操作步骤参见增加消费。
兑换商品:点击“兑换商品”按钮打开兑换商品窗口(图10)。兑换商品只针对折扣卡用户。
 

(图10)
点击“增加商品”按钮或按快捷键F3打开选择兑换商品窗口(图11)。

(图11)
在“输入商品名称”后的文本框中输入商品的名称或名称的拼音简码可以查询到所需要的商品。选中要兑换的商品,输入兑换数量(系统默认为1),点击“增加”按钮或按快捷键F3即可把商品添加到已选商品栏中。如果兑换商品的数量是1,也可以在兑换商品清单中双击该商品来添加已选商品。已选商品中的“删除”按钮是用来删除已选商品栏中的商品。点击“保存”按钮或按快捷键F5保存已选商品。“返回”按钮或快捷键F4放弃兑换商品,返回兑换商品窗口。保存完成后系统将自动将会员折扣卡上的积分减去兑换商品所需的分数,如果卡内积分不够将不能兑换商品。保存完成后会员兑换商品窗口中看到刚才增加的兑换商品的信息,可以点击“修改商品”按钮或按快捷键F4对兑换商品信息修改。点击“删除商品”按钮或按快捷键Del删除选中的商品。
 
2.3、会员管理 
    会员基本情况:点击“添加会员”按钮或按快捷键F2 打开会员信息录入窗口(图12)。
(图12)
在会员信息录入窗口中输入会员相应的信息。
点击“修改信息”按钮或按快捷键F3打开如图12的会员信息录入窗口,可以修改相应的数据,储值卡修改信息的时候需要输入储值卡密码。
 
会员卡操作:当储值卡需要充值时,点击“会员充值”按钮或按快捷键F5进行充值。在“其它操作”中包括会员卡挂失、取消挂失、查看会员卡信息。
 
2.4、事件提醒
    提醒查询:点击“增加提醒内容”按钮或按快捷键F2打开添加提醒内容窗口(图13)。

(图13)
在“会员卡与或姓名”后的文本框中输入会员的卡号、姓名、姓名简码、联系电话可以查询到相应的会员。
 
在“提醒内容”后输入相应的提醒内容。提醒方式中可分为:一次性、每周、每月、每年。然后输入对应的提醒时间。
 
在这里不能添加生日提醒,生日提醒是在添加会员信息(参见2.3会员管理)时系统自动添加到事件提醒中,如果不需要生日提醒或者想改变提醒日期可以在系统设置中的其它设置(参见2.1系统设置)中更改。
 
修改提醒内容:点击“修改提醒内容”按钮或按快捷键F3打开修改提醒窗口。在修改提醒窗口中提醒状态分为未联系和已联系,提醒内容是在“添加提醒内容”中输入的提醒内容,如果是生日提醒则显示‘生日提醒’。如果提醒状态是已联系,就在联系结果后输入与会员联系的结果。
 
删除提醒内容:点击“删除提醒内容”可以删除不再需要提醒的会员。
 
2.5、统计报表 
  2.5.1、会员情况统计

(图14)
进入会员情况统计中系统默认的是所有会员情况,可以通过会员卡类型、会员卡名称查询不同会员卡的情况,也可以选择“过滤”来查询不同情况的会员。
点击“全部”按钮将显示出所有会员情况。
点击“导出”按钮并选择相应的导出格式,可以将数据表中的数据生成相应的格式文件。
点击“打印”按钮可以将数据表中的数据打印打已联接正常的打印机上。
 
 

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