拓思酒店客房管理系统

操作手册

一、             系统维护当启用本套软件时首先要系统进行一些必要的设置,先做好初始化工作才能开始正常的工作.

1、 系统选项:

按F8键或在系统维护中选择第一项为系统选项,在这里你可以进行一些必要的设置，在系统选项中可以进行以上选项的设置:

（1）       登记后自动转订房、退房后自动结帐，这两项前面选择打对勾，这样会给以后的登记结帐带来方便，当

客人登记完后系统会自动弹出入住选项，或在客人退房后系统自动弹出结帐的选项。

（2）       系统启动时确认时间：此项可不选择，在启动本套软件时系统会弹出确认时间对话框，一般情况下此时间校对一次即可，以后启动时可不显示。

（3）主窗口背景图案：在这里可以选择自己喜欢的图片做为背景，比如一些风景或是本酒店的外观照片等，可以在任意文件夹中选择图片，系统将自动复制到默认的文件夹。

（4）退房时间设定：可以按照片自己酒店规定来设定一个时间进行房费的核算，比如什么时退房收半天房费，什么时候退房收全天房费。此项可任意更改。

（5）该时间或此前入住算做昨天入住：此选项也是按酒店规定来定义时间段，比如在早晨4点入住算做昨天入住，就可以此选项中输入4点。

（6）该时间后打扫房自动转空闲房设置。设定时间后在客人退房后该时间后房间状态自动由打扫房转为空闲房

（7）钟点房基本费设置。如20元/3小时，设好后在客人入住钟点房三小时内都按20元计算房价，超过三小时的则按客房管理中设好的对应钟点房价收取。

（8）登记时自动根据客人姓名弹出客人资料选择。选中该项后在客人登记时自动跟随输入的客人姓名弹出客人历史资料供选择，以方便录入。

（9）房间规格价格数系统默认此选项中有：标准价、会员价、团体价、钟点价，在房间规格价格数中填入一个数字最大为5，也就是一种房可以根据实际需要来定义五种不同的价格，比如可以加入一些优惠房价，招待价格等。工具栏设置请按系统默认值设定，可不更改。

2、 数据库维护

本选项用于日后对数据库的维护，为了防止意

外的发生，一般每天都要进行一次备份

（1）       初始化数据库：是对数据进行清除，

恢复到原始的出厂状态，除非必要

此项一般不要选择

（2）       备份数据库：每天固定一个时间进行数据库的备份，进入此选项后会提示你存入路径你可以选一个固定的路径来存放备份文件，然后取一个文件名，选择开始备份，以后备份时会自动跳出文件夹及文件名。点击开始备份。

（3）       还原数据库：用于对突发事件或需要某日数据时的恢复，一般情况下可按实际需要，保留一周或一个月，一个季度，一年等，每一天可以取一个文件名，便于日后查找。

在此选项中按还原数据库按钮选择所需要的数据即可。

3、 等级权限设置

此项功能用于对一些不同部门的权限进行设置。首先选择增加，输入一个部门的名称，选择该部门应有的权限，然后点击修改保存即可。

4、 添加管理员

在上一项设定中已经对部门权限进行了增加和设定，此项用于对已经建好的部门进行员工登记，

也就是哪个人属于哪个部门，比如是前台还是经理还是财务或客房人员等。

5、  删除管理员：对于一些人离岗调动的人员进行删除。

管理员管理：可以输入各个管理员的详细信息：比如电话、住址、照片等进行登记，备案。

6、  员工照片设置：对员工的照片进行增加或者修改，选择员工照片所在的路径关闭既定出即可。

7、 签单部门设置

对于一些业务往来比较频繁的单位，或是旅行社等，不能现金结算的单位或是固定时间段结算的单位可以设为签单部门，这样客人走后系统会自动挂帐到该单位的帐户上。此项首先要选择新增部门否则会提示错误或不能存盘，进行名称及签单人的登记后进行存盘然后再新增部门，反复操作直到登记完毕。

8、黑名单管理

查询一些被列入黑名单的客人，或将一些列入黑名单的人恢复为正常的客人状态。

9、 业务员管理

对于一些旅游城市可能会遇到对送客人到本酒店的出租车司机或一些介绍客人入住本酒店的人员进行一定数额或一定比例的提成。在此可以对这些业务员进行设置即可以按一次提成的金额设置，也可以按房价的百分比进行设置。

10  协议单位管理

在此可设好协议房价的单位和一年中不同时间段内的标准房价和钟点房价。

11 会员管理

在此窗口下设置会员信息和会员星级标准，在客人退房时可输入会员卡号，系统根据客人的会员星级对应的折扣自动对房价打折，并自动累计客人的消费和计算新的会员星级。

12     打印设置

选择所需要使用的打印机并进行对纸张的大小及其它参数进行设置。

二 客房管理

a)         客房状态

显示每间客房的房态（入住、打扫、空闲、维修等）

b)        添加楼层首选要增加楼层，输入所有可出租客房所在要楼层可以输入123也可以输入一层二

层三层或是第一层第二层第三层等。   

c)        添加类别在空白处添加新的类别：如三人间，四人间等，修改时先选择类型然后修改相应的名称或者房价信息等。

d)        添加房间

首先要输入一个房间号码，然后按顺序加入电话号，房间类型、楼层、床位数，备注信息可以输入一些关于此房间的信息，比如朝马路较吵，老年人不宜，或是此房面山可看风景等等关于此房与其它房间的不同之处。每增加完一条后按保存修改，输完后返回。

e)         删除客房删除一些已经不存在的客房,选择房间号,然后点击删除按钮即可。

f)         整理客房此项设置可以修房态比如可将双人间改为套间,或将打扫房改为空房等等,一般情况下会在客人退房后服务员清理完房间时用到,或是将空闲房改为维修房等。

三  前台处理

1客人登记

此项只须将客人姓名和身份号等信息输入即可,其它选项系统会根据身份证来自动识别,证件类型可根据客人提供的有效证件进行选择,比如驾驶证,回乡证等,客人类型要求选择,一般客人选择标准入住,团队或会员入住要选择相应的类型.如果客人是现金支付责要在付方式中选择现金支付,如果客人是签单支付(已在签单部门中列入)一定要选择签单支付.然后点击确定.

2、客房入住

当客人登记后系统会自动跳到客房入住,首先要选择客房规格,然后选择一个房号,预价款为实际和客人协商后的价格,可以更改,然后选择添加,如果有错误请选择全部取消,如果客人登记多间客房,逐一添加即可.收取预付押金输入实际收取的押金数即可,点击完成则入住成功.

3、取消入住

对于一些客人入住时间比较短,因有事或对房间不满意或是输入错误等原因退房的但不收费的可以取消入住,首先要选择客人的房间号,然后点击取消入住即可。

4、客人续住

首先选择要续住的客人,点击房间号,然后再输入补住的天数,预定价格会自动弹出,然后输入本次实际交纳的押金数,确定后.此时要收回上次客人的押金收据,然后到票据打印选项中选择这个房间的客人重新打印押金收据,这次打印的是多次缴纳押金的总和.

5、客人换房

选择要换房间的客人(左边),然后选择将要换入的房间,点击中间的<->号，提示换房操作成功.

6、客人退房

首先要选择要退房客人的房间号,点击>符号,根据不同的规定可以在记作天数中修改客人的入住天数,

按实收金额修改该房应收取的费用.点击确定.

7、客人结帐

退完房后,系统会自动转入到客人结帐栏,先选择要结帐的客人,下面的收取金额若为黑字表示应向客人再收取的费用(除押金以外),如果为-156责表示应该找给客人156元.确定后系统会打印结帐单,如果是签单支付,系统会自动选择签单支付,如果客人逃帐请选择客人逃帐,金额将不在记入本日收入中.

8、签单结帐

如果客人是签单结算,在收回款项时请选择签单结帐,选择签单部门,然后输入结款人,点击付款即可.

9、餐钦费入帐

当客人在本酒店有餐费时可选择餐费入帐,在增加餐钦费用一栏中输入本次消费的金额,下次同样按此操作,系统会累计计算.

电话费可自动入帐（另外根据交换机提供的接口定做），电话费和杂费人工入帐同上。

10、物品寄存

首先点击寄存按钮,然后输入客人的名字,以及所存放物品的名称,客人的证件号码等等,取回时先选择物品,然后点击取回即可.系统对取回的物品将自动删除.

11、客人预定处理

如果客人有预定过房间,当客人来入住时或者通知退订时可选择预定处理,选择客人预定的房间号然后选择取消预定或者预定转入住.

    预定时可进行客人登记,当弹出客人入住时关闭窗口即可.客人来时再点击客人入住,已有的客人入住时也可选择此法续住.

四 查询处理

1         客人信息资料

在此可以查询客人客人的名字以及所订房间号等信息.可以在以上选项中选择不同的条件查询.

2 客人消费记录

可以查询客人在本店的消费详细情况,如上图所示.

3押金不够提醒和预住过期提醒

押金不够提醒可以查询到某些客人的押金超支情况.以备及时提醒客人缴纳押金.

预住过期提醒按客人预住天数计算，同上。

4         交接缴款记录

显示每次上缴财务营业款情况,以及修改金额等都可以在此查询历史记录.

5         签单业务数据

查询签单部门的已结帐单的情况.未结帐单的查询在前台处理中的签单结账中可以查询到.

6、客房状态图示

点击客房图示选择不同的房间可看到本间客人的资料,以及此间房的实际价格信息.

客房状态与此略有区别,只会显示房间的状态而不会显示房内客人的信息.

五 系统报表

1客房结帐报表

查询某个时间段客人退房结帐的详细情况.以及总的金额.可打印报表.

2         客房收益按时间分组报表

选择不同的时间段,按不同的时长分组可查询比较分析酒店的收入情况.

3         客房收益按房间汇总报表

按房间或者房间类型来查询某个时间段的收入情况,比如按房号查或按标准间,单人间等房间类型查询.

4客人结帐汇总报表

 统计某个时间段客人结帐的费用清单。

5前台服务员业绩查询

统计某个时间段前台服务员开房，退房次数和收押金，营业款的情况。

6收银点营业收入统计和按销售商品统计

收银点营业收入统计是统计某个时间段各客人消费收银点客人消费收银情况（收多少现金和多少记帐）。收银点销售按商品统计是统计某个时间段某个客人消费收银点某种商品的销售量和总金额。

六  财务管理

a)         上缴营业款

对于本日或昨日结帐收入进行上缴,要求输入当班人员的密码,以及收款人的密码,所上缴的营业款可以小于在手营业款,但不能大于.输入完上缴营业款额后点击上缴营业款按钮完成.

b)        下放营业款

对于前台的一些零用金可以从财务部借支,此时的处理为下放营业款,也就是财务部交给前台的款项,同样要输入双方的密码可以进行.输入下放金额后选择下放营业款按钮即完成操作.

c)        修改营业款数

对于一些错误的数据或是意外情况可以进行此处理,根据需要修改不同的款额,营业款,上缴款,下放款等等.

七 客人消费收银

进入时选择相应的消费点，对在住客人既可收现金，也可记帐（自动记入杂费项），待客人退房时一起结帐。

录入客人消费时支持条码扫描和助记码两种方式，小票打印客人消费结帐清单（支持58MM和78MM两种宽度格式），并对参与库存计算的商品自动减库存。

八 夜审

    在该窗口下生成当日入住客人和结帐客人的明细表。在当日入住客人明细表上可修改押金和房价。

在当日结帐客人的明细表上可修改结帐房费。

执行SQL是指可输入一些特定的SQL语句执行（一般用于完成在系统界面操作下不能完成的一些对数据库的操作，一般要在开发商的指导下进行）。

九 基本操作                                                                                                                         

1修改密码

   操作员登录后可以修改自己    个人操作密码,首先要输入密码,然后输入新的密码,再输入一次新的密码,点击确定按钮,修改成功.密码不能少于四位,或空.

2锁定系统

   当操作员因有事暂时离开

   为了防止他人操作,可以

   锁定系统,回来后输入密码

   即可重新操作.

3员工交班

当本班员工下班后

一定要与下一班进行交班,否则下班操作员将无法进行开房退房结帐等操作.在双方输入各自密码后,核对金额,以及记录一些重要情况,核对金额后,点击交接按钮完成操作。

若有疑问也可在期内发生额明细中调出当班期间的操作明细进行对帐。

十  库存管理

    用于管理客人消费中商品项目的库存。

1商品设置

     在系统维护下的

商品项目设置中设好

客人消费中商品项目。

对于同一商品可设三种

不同的销售价，然后在

收银点设置中设好每个

消费收银点采用的销售

价。

2商品入库

.输入商品名称和数量，完成后自动增加商品的库存量。

3商品出库

.输入商品名称和数量，完成后自动减少商品的库存量。

4库存查询

用于查询商品的现在库存数量,以备及时进货.

5库存盘存

对于一些丢失或损坏的商品，经过实际的盘点后可以输入一个实际的库存数字首先,选择要修改的商品,然后修改数量.确定即可.